Prima întâlnire a echipei de proiect a avut loc miercuri, 14 august 2019 la Kikinda, la restaurantul „Douăzeci”, și a început la ora 14:00, cu prezența majorității membrilor echipei de proiect, conform următoarelor subiecte din agenda, discutată anterior și aprobată de partenerii proiectului:
– Prezentarea membrilor echipei de proiect
Pentru a stabili o bună comunicare în cadrul proiectului și o înțelegere clară a atribuțiilor și responsabilităților, la cerșirea întâlnirii, fiecare membru al echipei s-a prezentat după nume și experiență profesională, precum și rolul și responsabilitățile sale în cadrul proiectului. Majoritatea echipei de proiect sunt bine cunoscute unul de celălalt din proiectul IBC anterior, care va îmbunătăți suplimentar comunicarea în cadrul echipei, precum și realizarea proiectului.

– Introducerea proiectului și a activităților sale
– Prezentarea și adoptarea planului de acțiune
Discuția a continuat cu al doilea și al treilea punct al agendei în cadrul căruia coordonatorul de activitate și comunicare a prezentat un plan de activitate detaliat, pregătit de ADR Banat, care conține activitățile și subactivitățile proiectului, rezultatele, rezultatele și intervalul de timp aferent. Membrii echipei au avut ocazia să revizuiască planul de acțiune înainte de ședință. Planul de acțiune a fost comentat la detaliile membrilor echipei și sa ajuns la concluzia că unele activități trebuie mutate, având în vedere că în formularul de cerere a fost prevăzut că proiectul va începe la 1 ianuarie 2019. Vorbim despre târgul economic regional conectat la Zile de dovleac în Kikinda, care sunt în lunile octombrie și conform eMS trebuie să aibă loc în mai 2021. A doua activitate este evenimentul de cooperare transfrontalieră – „Traseul gastronomic” care este conectat la săptămâna europeană a mobilității (luna septembrie) și conform eMS trebuie să aibă loc în decembrie 2020.

– Prezentarea și adoptarea planului de comunicare
Ulterior, coordonatorul de activitate și comunicare a prezentat planul de comunicare, pregătit și de ADR Banat, care a definit comunicarea internă și externă în cadrul proiectului, adică a stabilit măsurile de informare și publicitate care vor fi luate pentru a promova transparența și vizibilitatea proiectului activități și realizări, în conformitate cu programul INTERREG IPA CBC România-Serbia.

– Înființarea comitetului mixt de conducere
Conform Acordului de parteneriat și a formularului de cerere a proiectului, Comitetul mixt de coordonare (CS) al proiectului a fost înființat prin Decizia directorului executiv al întreprinderii publice „Drumurile Serbiei” – în calitate de beneficiar principal și cuprinde 4 membri.

– Dezbaterea cu privire la cele mai importante activități care se așteaptă
Toate activitățile conținute în planul de activitate, în special cele care sunt prevăzute pentru primul trimestru, au fost revizuite și discutate la timp. De asemenea, s-a discutat despre planurile de achiziții publice ale partenerilor de proiect, pentru a obține o bună coordonare și dinamică a activităților. Una dintre primele activități pe ambele părți va fi conferința promoțională, programată pentru lunile septembrie și octombrie.