Prvi sastanak projektnog tima održan se u sredu, 14. avgusta 2019. u Kikindi, u restoranu „Twenty“ sa početkom u 14:00 sati, uz prisustvo većine članova projektnog tima. Teme dnevnog reda, bile su sledeće:

• Prezentacija članova projektnog tima
  Da bi se uspostavila dobra komunikacija unutar projekta i jasno razumevanje dužnosti i odgovornosti, na početku sastanka svaki član tima predstavio se imenom, ulogom i odgovornosti u projektu. Većina projektnog tima dobro je poznata iz prethodnog IBC projekta, što pozitivno utiče na komunikaciju unutar tima, kao i realizaciju projekta.
• Upoznavanje sa projektom i njegovim aktivnostima
• Predstavljanje i usvajanje akcionog plana
  Koordinator za aktivnosti i komunikaciju predstavio je detaljan plan aktivnosti, koji je pripremio RCR Banat, a koji sadrži projektne aktivnosti i podaktivnosti, rezultate, isporuke i vremenski okvir. Članovi tima upoznaati su sa akcionim planom pre samog sastanka. Akcioni plan detaljno je komentarisan i zaključeno je da se neke aktivnosti moraju premestiti, s obzirom na to da je u obrascu za prijavu predviđeno da projekt započn 1. januara 2019. Govorimo o Regionalnom ekonomskom sajmu koji je povezan sa Danima bundeve u Kikindi, koji su u mesecu oktobru, a prema eMS-u trebao bi biti održan u maju 2021. Druga aktivnost je Prekogranična saradnja – „Gastronomska ruta“ koja je povezana sa Evropskom nedeljom mobilnosti (mesec septembar) a prema eMS-u trebala bi biti održana u decembru 2020.
• Predstavljanje i usvajanje komunikacijskog plana
  Nakon toga, predstavljen je komunikacioni plan, takođe pripremljen od strane RCR Banat, koji je definisao unutrašnju i spoljnu komunikaciju u okviru projekta, kao i mere informisanja i promocije koje će se preduzeti u cilju promovisanja transparentnosti i vidljivosti projekta, aktivnosti i rezultata, u skladu sa programom INTERREG IPA CBC Rumunija-Srbija.
• Osnivanje zajedničkog upravnog odbora
  Prema Sporazumu o partnerstvu i obrascu za prijavu projekta, Zajednički upravni odbor (JSC) projekta osnovan je odlukom izvršnog direktora Javnog preduzeća „Putevi Srbije“ – kao vodećeg partnera i sstavljen je od 4 člana.
• Rasprava o najvažnijim predstojećim aktivnostima
  Sve aktivnosti sadržane u akcionom planu, posebno one koje su predviđene za prvi kvartal, pregledane su i raspravljane pojedinačno. Takođe, razgovarano je o planovima javnih nabavki projektnih partnera, kako bi se postigla dobra koordinacija i dinamika aktivnosti. Jedna od prvih aktivnosti s obe strane biće promotivna konferencija, zakazana za septembar i oktobar.